Offre d'emploi secrétaire médicale : modèle à compléter

Une offre de secrétaire médicale est une annonce comme une autre. Elle décrit un poste, des tâches et un profil, puis dit comment répondre. Ce qui la distingue, c'est qu'elle parle d'un cabinet où les dossiers sont confidentiels. Il faut donc décrire les tâches sans jamais laisser entendre qu'on va manipuler des informations sur la santé de personnes précises, et sans demander aux candidats de préciser quoi que ce soit sur leur santé.

La rédaction d'une offre engage l'employeur. Elle doit viser les compétences et les qualifications, et écarter tout critère discriminatoire. La fiche service-public lue pour cette page indique que la liste des motifs interdits est « justifiées par l'un des critères suivants », et que « il est interdit de refuser de recruter un candidat ou une candidate pour des raisons discriminatoires ». Un modèle qui cite un âge, une situation de famille ou un sexe doit être corrigé.

Prompt 1 : annonce complète

Rédige une offre d'emploi de secrétaire médicale pour le cabinet [nom du cabinet ou « un cabinet médical de [ville] »], [type de cabinet : médical ou paramédical].
Éléments que je fournis : type de contrat [CDI, CDD, temps partiel] ; durée de travail [heures par semaine] ; horaires [plages] ; date d'embauche souhaitée [JJ/MM/AAAA] ; rémunération [à compléter ou « selon la convention collective applicable »] ; tâches principales [liste : accueil, planning, courriers, facturation, relation avec les caisses, à compléter] ; logiciel utilisé [nom ou « à préciser »] ; expérience souhaitée [à compléter].
Structure : titre ; présentation du cabinet en trois lignes ; missions ; profil ; conditions ; modalités de candidature.
Contraintes : aucun critère d'âge, de sexe, de situation de famille, d'origine ou de santé. Aucun mot qui sous-entende que le candidat doit être « jeune » ou « disponible à tout moment ». Vouvoiement. Une page au plus.
Termine par une liste « à vérifier » : tout ce qui est écrit en crochets et tout ce qui touche à la convention collective.

Prompt 2 : relecture de non-discrimination

Relis cette offre d'emploi et signale chaque formulation qui pourrait constituer un critère discriminatoire ou une demande d'information sur la santé, la situation de famille, l'âge, le sexe, l'origine ou les convictions. Pour chacune, propose une formulation sur les compétences et les qualifications.
Ne réécris pas le reste. Liste de six points au plus.
[coller l'offre]

Exemple concret

Un cabinet de kinésithérapie cherche une secrétaire à temps partiel, trente heures par semaine, avec un logiciel de gestion de cabinet. Le prompt produit une offre de une page : présentation du cabinet en trois lignes, missions (accueil, planning, courriers, facturation), profil (expérience de l'accueil, aisance avec le logiciel, sens de l'organisation), conditions (type de contrat, horaires, rémunération à compléter). Le second prompt signale une formule « candidate dynamique et sans contraintes familiales » : elle est remplacée par « disponible sur les horaires indiqués ». L'offre ne contient aucun détail sur les dossiers des patients.

À vérifier

• La convention collective applicable, qui fixe souvent des niveaux de rémunération et des classifications. Vérifiez-la avant de chiffrer le poste.
• Le type de contrat, la durée et les horaires, qui doivent correspondre à ce que le cabinet peut tenir.
• Qu'aucun critère d'âge, de sexe, de situation de famille, d'origine ou de santé n'apparaît, même indirectement.
• Que l'offre ne demande pas de justificatif de santé, de casier ou de situation personnelle sans base légale précise, à faire vérifier.
• Les modalités de candidature : adresse, date limite, personne à contacter.
• Les logiciels cités : n'écrivez que ceux que le cabinet utilise réellement.

Ce que cette page ne fait pas

Elle ne dit rien des candidats et ne traite d'aucun dossier de patient. Le secrétariat médical touche à des informations de santé, mais l'offre décrit le métier, pas les données : n'y ajoutez jamais une situation réelle, un prénom de patient ou un exemple tiré d'un dossier. Le cadre du droit du travail, les obligations d'embauche et la paie ne sont pas traités ici.

Le secret et le métier

La CNIL classe les données concernant la santé parmi les données sensibles. Une secrétaire médicale est tenue à la discrétion sur tout ce qu'elle voit. L'offre peut le dire en une phrase, sans détailler : « le respect de la confidentialité des dossiers est attendu ». Ne citez pas de texte de loi que vous n'avez pas vérifié.

Relire avant de publier

Lisez l'offre à voix haute, puis demandez à une personne extérieure de dire ce qu'elle retient. Si elle ne peut pas dire quelles sont les tâches, le texte est trop vague. Si elle se sent exclue par une formule, la formule est à corriger.

Diffuser l'offre

Une offre diffusée sur un site d'emploi, sur le site du cabinet ou par affichage suit les mêmes règles. Gardez une version datée dans le dossier de recrutement. Pour les remplacements pendant le recrutement, voir le planning de remplacements.

Un modèle d'offre et ses variantes peuvent être gardés dans un espace partagé du cabinet. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.