Affiches de salle d'attente : informations administratives

La salle d'attente est le premier endroit où un patient lit quelque chose sur le cabinet. Une affiche claire évite les questions répétées au secrétariat : retards, papiers à présenter, moyens de paiement acceptés, ce qu'il faut faire pour un changement de rendez-vous. Elle ne parle ni de soin, ni de traitement, ni de santé.

Ce modèle sert à écrire des affiches administratives. Il part du principe que chaque information affichée doit être exacte au jour de l'impression. Les tarifs, les règles de paiement, les obligations d'affichage et les mentions légales ne sont pas écrits ici : ils se vérifient avant d'être imprimés, car ils changent et dépendent de votre activité.

Prompt 1 : affiche sur les retards et les pièces à présenter

Rédige une affiche A4 pour la salle d'attente du cabinet [nom du cabinet], [médical ou paramédical], à [ville].
Éléments d'organisation, que je fournis : retards possibles [règle d'arrivée à compléter, par exemple « merci d'arriver dix minutes avant »] ; pièces à présenter à chaque venue [liste à compléter] ; moyens de paiement acceptés [liste à compléter] ; numéro de l'accueil [numéro].
Structure : un titre de six mots au plus ; trois rubriques courtes avec des puces ; une phrase de remerciement.
Contraintes : aucun conseil de santé, aucune mention d'un soin, aucun nom de patient, aucun tarif que je n'ai pas fourni. Vouvoiement. Texte lisible à deux mètres.
Si une information manque, écris « [à compléter] ».

Prompt 2 : affiche de rappel sur la confidentialité

Rédige une phrase d'affichage qui rappelle que les échanges avec l'équipe du cabinet sont confidentiels, sans décrire les dossiers ni les soins.
Quinze mots au plus. Pas de formule juridique. Français au vouvoiement.
Propose deux variantes, et indique laquelle semble la plus claire pour un patient qui n'est pas familier des démarches.

Exemple concret

Un secrétariat de cabinet paramédical veut une affiche pour les retards. Il fournit au prompt la règle d'arrivée (« dix minutes avant le rendez-vous »), la liste des pièces à présenter (carte d'identité et carte de mutuelle), les moyens de paiement qu'il accepte et le numéro de l'accueil. L'affiche produite tient sur une page, avec un titre court et trois rubriques. La secrétaire vérifie chaque ligne avec le praticien, puis imprime.

À vérifier

• Les tarifs, si l'affiche en mentionne : leur affichage et leur contenu se vérifient auprès de votre ordre ou organisme avant impression.
• Les moyens de paiement : listez ceux que le cabinet accepte réellement, et pas ceux que le terminal pourrait accepter un jour.
• La liste des pièces à présenter : la carte Vitale et la carte de mutuelle sont des exemples, à confirmer avec votre organisation. Sur la carte Vitale, la page ameli lue pour cette fiche décrit seulement les démarches, pas les obligations du cabinet.
• Les mentions obligatoires éventuelles pour votre profession : elles ne figurent pas dans ce modèle et se vérifient séparément.
• Le numéro de l'accueil et les horaires, qui doivent être à jour.
• Que l'affiche ne contient aucun nom de patient, aucune photo de dossier, aucun résultat.

Ce que cette page ne fait pas

Elle ne rédige pas d'affiche de prévention ni de conseil de santé. Elle n'indique pas non plus la marche à suivre en cas d'urgence au-delà d'un renvoi vers le 15 ou le 112, que vous pouvez ajouter sur un modèle à part validé par le praticien. Pour l'accueil téléphonique, voir la trame de répondeur.

Le secret dans la salle d'attente

Une affiche ne doit jamais laisser deviner qui vient. Évitez les formules comme « séances de rééducation du lundi » ou « consultation du service pédiatrie » : elles rendent un groupe de patients identifiable. La CNIL rappelle que les données concernant la santé sont sensibles, et l'affiche ne doit donc contenir aucune donnée de ce type.

Ce que l'assistant reçoit et ne reçoit pas

L'assistant reçoit des règles d'organisation, des listes et un numéro. Il ne reçoit ni dossier, ni nom, ni information sur un soin. La CNIL recommande de ne saisir que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles dans un service d'IA grand public.

Une affiche qui vieillit vite

Datez chaque affiche en bas, avec la mention « mis à jour le JJ/MM/AAAA ». Quand une règle change, remplacez l'affiche le jour même. Une affiche périmée crée plus de questions que pas d'affiche.

Faire relire

Demandez à une personne qui n'est jamais venue dans le cabinet de lire l'affiche à deux mètres. Si elle ne comprend pas ce qu'il faut présenter ou où payer, la mise en page doit changer, pas la règle.

Pour le texte de présentation du cabinet sur internet, voir la page dédiée. Une bibliothèque de textes à jour est plus facile à tenir avec un outil adapté. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.