Mail de rappel de rendez-vous pour cabinet médical

Un rappel de rendez-vous sert à une seule chose : éviter un oubli et libérer une place si la personne ne vient pas. Le mail doit donc être court, sans information de santé, et faire tenir en quelques lignes la date, l'heure, le lieu et ce qu'il faut apporter. Il ne dit jamais pourquoi la personne vient, ni quel soin lui est proposé.

Cette règle a une raison précise. La CNIL classe les données concernant la santé parmi les données sensibles, et une simple phrase comme « votre séance de rééducation du genou » révèle déjà une information de santé. Un mail de rappel peut aussi être lu par une autre personne de la famille ou tomber dans une boîte partagée. Le texte doit donc rester neutre, même si le patient le connaît.

Prompt 1 : modèle de mail de rappel

Rédige un mail de rappel de rendez-vous pour le cabinet [nom du cabinet], à l'attention d'une personne désignée par [prénom ou « Madame, Monsieur »].
Éléments d'organisation, que je fournis : date [JJ/MM/AAAA] ; heure [HH h MM] ; adresse du cabinet [adresse] ; nom du praticien [nom ou « non indiqué »] ; pièces à apporter [liste générale, par exemple carte d'identité et carte de mutuelle] ; numéro pour décaler le rendez-vous [numéro] ; délai pour prévenir en cas d'empêchement [délai à compléter].
Contraintes : aucun motif de consultation, aucun type de soin, aucun nom de traitement, aucun détail médical, même reformulé. Huit lignes au plus. Français au vouvoiement.
Termine par une formule de politesse et le nom du cabinet. Si une information manque, écris « [à compléter] ».

Prompt 2 : version pour une personne qui ne peut pas venir

Rédige une réponse courte à un patient qui indique qu'il ne peut pas venir au rendez-vous du [date] à [heure] et demande un autre créneau.
Éléments : créneaux disponibles [liste de dates et heures] ; numéro de l'accueil [numéro] ; règle d'annulation du cabinet [à compléter ou « à vérifier »].
Ne mentionne aucune raison de l'absence et ne demande aucun motif. Trois lignes au plus.

Exemple concret

Un secrétariat de cabinet de kinésithérapie envoie le rappel du mardi 15/12/2026 à 9 h 30, avec l'adresse du cabinet, le nom du praticien, la liste des pièces à apporter et le numéro de l'accueil. Le texte ne dit rien de la séance : il ne cite ni la partie du corps ni le type de soin. Si la personne répond qu'elle ne peut pas venir, le second prompt produit une réponse de trois lignes qui propose les créneaux libres, sans demander la raison.

À vérifier

• La date et l'heure, qui doivent sortir de votre agenda et non d'une copie ancienne.
• Que le mail ne contient ni motif, ni spécialité, ni type de soin, ni nom de traitement.
• Que la liste des pièces est celle que votre cabinet demande réellement : la carte Vitale et la mutuelle sont des exemples à confirmer.
• Le délai pour prévenir en cas d'empêchement et la règle d'un rendez-vous manqué : ces règles sont à vérifier auprès de votre cabinet et de votre convention, elles ne figurent pas dans ce site.
• L'adresse d'expédition : un mail de rappel doit partir vers l'adresse que la personne a donnée au cabinet, pas vers une adresse trouvée ailleurs.
• Que les mails sont envoyés par un outil qui respecte le consentement de la personne à être contactée.

Ce que cette page ne fait pas

Elle ne fixe aucun délai légal de prévenance ni aucune pénalité en cas de rendez-vous manqué : ces sujets se vérifient auprès de votre cabinet et de votre ordre ou de votre organisme. Elle ne demande aucune donnée de santé à l'assistant. Le secret médical s'applique aux informations que le cabinet détient sur une personne, et ce mail ne doit en contenir aucune.

Le cadre à garder en tête

L'article L1110-4 du code de la santé publique indique que la personne prise en charge « a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant ». Un rappel automatique qui mentionne une spécialité ou un soin met ce secret en jeu, même sans nom. Le modèle sert donc à rappeler une date, pas à expliquer un parcours.

Une règle pour la messagerie

Un mail de rappel n'est pas un espace de discussion. Si le patient répond avec des éléments de santé, ne les recopiez pas dans un outil d'IA et ne les mettez pas dans un fil partagé. Répondez par téléphone ou dans le dossier du cabinet, selon ses règles internes.

Ce que dit la CNIL sur l'assistant

La CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles dans un service d'IA grand public. Le prompt de cette page est conçu pour que l'assistant n'ait ni nom de patient, ni motif : il travaille seulement sur un modèle et sur des éléments d'organisation.

Pour aller plus loin

Le rappel et l'annulation vont souvent ensemble. Le modèle d'annulation ou de retard du praticien est sur la page suivante. Pour l'accueil téléphonique, voir la trame du message d'accueil.

Un modèle de rappel gagne à être gardé avec les autres modèles du cabinet, dans un même espace. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.