Faut-il écrire le motif d'une absence dans le planning ?

Non. Le planning indique « absent » ou « remplacé par », sans raison. Un motif de santé ne doit figurer nulle part dans un document partagé de l'équipe, pour respecter la vie privée de la personne.

Peut-on demander à l'assistant de répartir les gardes et les congés ?

Il peut proposer une répartition à partir des règles que vous lui donnez : nombre de jours, équité, périodes fermées. La décision et sa validation restent au praticien responsable, et les règles de remplacement se vérifient auprès de votre organisme.

Planning des remplacements et congés du cabinet

Un cabinet vit au rythme des absences : congés d'été, formations, arrêts, remplacements d'un praticien par un autre. Le planning est souvent tenu à la main, dans un cahier ou un tableau que personne ne met à jour au même moment. Le résultat : deux praticiens à la même heure, aucun remplaçant pour un créneau, et une secrétaire qui doit deviner qui vient le jeudi.

Ce site propose une méthode pour bâtir ce planning avec un assistant. L'assistant reçoit des dates, des noms de postes ou de praticiens, et des règles d'équité. Il ne reçoit jamais de motif d'absence, ni rien qui touche à la santé d'une personne. Un congé se note « absent », pas « raison personnelle » ni une formule plus précise.

Prompt 1 : construire le planning d'un mois

Tu aides le secrétariat d'un cabinet [médical ou paramédical] à répartir les présences et les remplacements.
Équipe : [liste des praticiens et du personnel, par prénom ou par repère, par exemple « praticien A », « praticien B »].
Période : du [JJ/MM/AAAA] au [JJ/MM/AAAA].
Règles que je fournis : jours et plages d'ouverture [à compléter] ; périodes où le cabinet est fermé [à compléter] ; nombre maximum de jours d'absence simultanée [à compléter] ; personne qui valide les remplacements [fonction].
Demande : un tableau par semaine, une ligne par praticien, une colonne par jour. Chaque cellule indique « présent », « absent » ou « remplace [repère] ».
Contraintes : aucun motif d'absence, aucun nom de patient, aucune information de santé. Signale chaque conflit et chaque créneau sans remplaçant.
Pose-moi une question si une règle manque, avant de remplir le tableau.

Prompt 2 : vérifier les équilibres

Voici le planning du mois : [coller le tableau, avec les repères].
1. Compte les jours d'absence par personne et signale les écarts supérieurs à [nombre] jours par rapport à la moyenne.
2. Signale les créneaux sans remplaçant, et les jours où deux personnes ayant le même rôle sont absentes.
3. Propose trois options pour corriger le premier conflit, sans modifier le reste.
Ne donne aucune raison aux absences et n'en invente pas.

Exemple concret

Un cabinet paramédical de quatre personnes doit couvrir août. Le secrétariat fournit les repères (« praticien A » à « D »), les jours d'ouverture, deux semaines de fermeture collective et la règle d'un seul praticien absent à la fois. Le prompt produit un tableau semaine par semaine. Le second prompt signale qu'un mardi n'a plus de remplaçant, et propose trois options. La secrétaire choisit la deuxième et valide avec le responsable.

À vérifier

Les dates de congés et de formations, reportées depuis les demandes écrites, et non depuis la mémoire de l'équipe.
Que chaque absence est notée sans motif, y compris dans les messages qui accompagnent le tableau.
Les règles de remplacement, les durées maximales d'absence simultanée et les règles de congés de votre convention, à vérifier auprès de votre organisme et de votre convention.
Les périodes de fermeture collective : elles doivent être communiquées aux patients et aux caisses dans les délais que vous fixez.
Que les remplaçants connaissent les horaires, la salle et le logiciel du cabinet.
Que le tableau partagé n'est accessible qu'à l'équipe qui en a besoin.

Ce que cette page ne fait pas

Elle ne traite pas des demandes de congés individuelles ni de leur acceptation : pour la réponse à une demande, voir la page RH sur les demandes de congés. Elle ne calcule pas de droits à congés et ne remplace pas un contrôle de la convention collective.

Le secret au planning

Un planning est un document de travail visible par l'équipe. Il ne doit contenir aucune information sur la santé d'une personne. Si un praticien doit s'absenter pour un soin, le tableau dit « absent », et la raison reste entre la personne et le responsable. Le secret médical, rappelé par l'article L1110-4 du code de la santé publique, s'impose à tous les professionnels du système de santé, et la règle de discrétion vaut aussi pour les remplaçants.

Ce que l'assistant reçoit

Il reçoit des dates, des repères et des règles d'équité. Il ne reçoit ni nom de patient, ni dossier, ni motif. La CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles dans un service d'IA grand public. Utilisez donc des repères : « praticien A ».

Remplir le tableau à la main

Le prompt produit une proposition. Le tableau final se remplit avec le praticien responsable, puis se publie dans l'outil du cabinet. Gardez une version imprimée dans la salle de pause, avec la date de mise à jour. Une version que personne ne peut consulter ne sert à rien.

Une réunion courte pour valider

Pour les conflits, une réunion de cinq minutes suffit. Le compte rendu peut suivre le modèle de la réunion d'équipe du cabinet. Les décisions de remplacement y sont écrites avec un responsable et une date.

Un planning qui vit dans un espace partagé et qui se réutilise chaque année reste plus simple à tenir. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.