Courrier de fermeture du cabinet pendant les vacances

Pendant les vacances, un cabinet ferme et les patients doivent le savoir à l'avance. Le courrier de fermeture a trois fonctions : dire les dates, dire qui assure le relais, et dire ce que la personne doit faire pour une question administrative ou une urgence. Il n'a pas à dire pourquoi le cabinet ferme au-delà de la période de congés, ni à évoquer les patients en cours de suivi.

Le modèle ci-dessous sert à rédiger le courrier et l'affiche de fermeture. Il laisse à l'équipe le soin de fixer les dates, le remplaçant et les coordonnées. Il ne contient aucune information de santé, aucun nom de patient et aucune liste de rendez-vous.

Prompt 1 : courrier de fermeture avec remplaçant

Rédige un courrier de fermeture du cabinet [nom du cabinet], [médical ou paramédical], à [ville], destiné aux patients.
Éléments d'organisation, que je fournis : dates de fermeture [JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA] ; date de réouverture [JJ/MM/AAAA] ; praticien ou cabinet qui reprend les urgences et les suivis [nom, avec son accord, ou « à compléter »] ; numéro à composer en cas d'urgence [numéro] ; numéro du 15 et du 112 pour les urgences médicales ; adresse du site ou de la messagerie [à compléter].
Structure : objet ; dates de fermeture ; qui assure le relais ; pour une urgence, composer le 15 ou le 112 ; pour une question administrative, écrire à [adresse] ; signature du cabinet.
Contraintes : aucun motif de fermeture au-delà des congés, aucun nom de patient, aucune information de santé. Une page au plus. Vouvoiement.
Si une information manque, écris « [à compléter] ».

Prompt 2 : affiche de fermeture

Rédige une affiche A4 de fermeture du cabinet pendant la période [dates], à placer sur la porte et dans la salle d'attente.
Reprends les mêmes dates, le même relais et les mêmes numéros que le courrier ci-dessus [coller le courrier].
Quatre lignes au plus. Titre de six mots au plus. Pas de motif de fermeture.

Exemple concret

Un cabinet paramédical ferme deux semaines en août. Le secrétariat fournit les dates, la date de réouverture, le cabinet voisin qui assure le relais avec son accord, et le numéro du standard. Le courrier produit tient sur une page : les dates, qui assure le relais, la phrase sur le 15 et le 112, et l'adresse pour les questions administratives. L'affiche reprend les mêmes éléments en quatre lignes. Aucun motif n'est donné et aucun patient n'est nommé.

À vérifier

• Les dates de fermeture et de réouverture, confirmées par le praticien et notées dans l'agenda.
• L'accord du praticien ou du cabinet qui reprend les urgences et les suivis, avant de le nommer.
• Les numéros de relais et les horaires de permanence, qui doivent exister au moment de l'envoi.
• Que le courrier ne contient aucun motif de fermeture autre que la période de congés.
• Les règles d'envoi des courriers collectifs de votre cabinet et l'information des patients sur ce mode de communication.
• Que la liste de diffusion ne contient que des personnes qui ont accepté d'être contactées.

Ce que cette page ne fait pas

Elle ne transmet aucun dossier, aucun suivi et aucune information médicale. Elle ne décide pas du relais clinique, qui relève des praticiens concernés. Pour les messages du répondeur pendant la fermeture, voir la trame d'accueil téléphonique.

Le secret et les suivis

Une fermeture n'est pas une annonce sur les patients. Le courrier ne doit pas lister les personnes en cours de traitement, ni dire qu'une personne doit être vue pendant la fermeture. L'article L1110-4 du code de la santé publique pose que la personne prise en charge « a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant ». Ce secret ne cesse pas en période de fermeture.

Ce que l'assistant reçoit

Il reçoit des dates, un nom de cabinet relais et des numéros. Il ne reçoit aucun dossier et aucune liste de patients. La CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles dans un service d'IA grand public.

Envoyer au bon moment

Un courrier de fermeture part plusieurs semaines avant la date. Il est aussi affiché au plus tôt. Gardez une trace de la date d'envoi et du nombre de destinataires dans le dossier du cabinet.

Après la réouverture

Une phrase de retour est utile : « le cabinet a rouvert le [date] ». Elle évite que des patients attendent une confirmation. Le modèle de mail de rappel, sur la page de rappel de rendez-vous, peut être adapté pour la reprise des créneaux.

Un modèle de courrier qui reste dans l'espace du cabinet se réutilise chaque année, avec les nouvelles dates. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.