Prompts cabinet médical : organisation et administratif

Ce site rassemble des prompts prêts à copier pour la vie administrative d'un cabinet médical ou paramédical. Il sert à écrire le message du répondeur, le rappel d'un rendez-vous, le mail qui prévient d'un retard, l'affiche de la salle d'attente, une offre d'emploi de secrétaire médicale, le planning des remplacements, la trame d'accueil administratif d'un nouveau patient, la réponse à un avis en ligne, le texte de présentation du site, le compte rendu de la réunion d'équipe et le courrier de fermeture.

Le site ne contient aucun contenu médical. Il ne traite ni de diagnostic, ni de traitement, ni de conseil de santé, ni de compte rendu clinique. Il ne traite pas non plus des données de patients, même anonymisées : les prompts parlent de « un patient », « un praticien », « une secrétaire », « un remplaçant ».

Une règle qui vaut pour toutes les pages

Le secret médical protège tout ce qui concerne une personne prise en charge. L'article L1110-4 du code de la santé publique pose que la personne « a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant », et que ce secret « s'impose à tous les professionnels intervenant dans le système de santé ». Les secrétaires et les assistants en font partie.

Un assistant d'IA ne doit donc recevoir ni nom de patient, ni date de rendez-vous rattachée à une personne, ni motif de consultation, ni document de soin. La CNIL rappelle que les données concernant la santé sont des données sensibles, et qu'il faut « ne jamais partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles » dans un service grand public.

Accueil, rendez-vous et affiches

• Message d'accueil et répondeur : la phrase d'accueil, les horaires et le renvoi vers le 15 ou le 112 en cas d'urgence, sans conseil.
• Rappel de rendez-vous : un mail qui rappelle la date et les pièces à apporter, sans motif.
• Annulation ou retard du praticien : un message court, avec les options proposées.
• Affiches de salle d'attente : retards, papiers à présenter, moyens de paiement, à vérifier.
• Offre d'emploi de secrétaire médicale : les tâches, le profil et les critères qui ne doivent pas figurer.
• Planning des remplacements et congés : un tableau pour répartir les absences entre praticiens.

Équipe, accueil administratif et communication

• Accueil administratif d'un nouveau patient : les pièces demandées et les champs de la fiche, sans question sur la santé.
• Répondre à un avis Google : trois modèles qui ne confirment rien sur une personne.
• Texte de présentation du cabinet : une présentation sobre, sans publicité ni promesse.
• Compte rendu de réunion d'équipe : décisions, responsables et échéances.
• Données de patients et IA : ce qu'on ne saisit jamais dans un assistant, avec la liste de contrôle.
• Courrier de fermeture : les dates, le relais et les numéros d'urgence.

Un outil pour votre cabinet

Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître ni vos horaires, ni vos modèles de courriers, ni votre équipe : il faut parfois lui recoller vos documents ou extraits dans la conversation. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Ce qu'il faut relire avant de publier

Chaque modèle contient des crochets à remplacer et une liste « à vérifier ». Les horaires, les numéros, les règles de votre convention et les consignes de votre ordre ou de votre organisme doivent être confirmés par vous, par écrit, avant toute diffusion.